Process Guides : l’évolution des playbooks HubSpot
Les Process Guides : la V2 du playbook traditionnel
Pendant longtemps, les playbooks ont été l’outil par défaut pour guider l’Équipe des ventes dans HubSpot. Utile sur papier, mais souvent lourd à utiliser en situation réelle.
Les Process Guides viennent corriger ce problème.
On peut les voir comme l’évolution naturelle des guides de jeu : plus intelligents, plus contextuels et surtout… plus adaptés à une vraie conversation de vente.
Au lieu d’imposer un parcours rigide identique pour tous les appels, les Process Guides s’ajustent en temps réel selon les réponses du représentant. Résultat : on affiche uniquement ce qui est pertinent, au bon moment.
Un Process Guide, c’est un guide interactif conçu par les administrateurs pour accompagner les représentants pendant un appel ou une rencontre.
Contrairement à une simple checklist, il peut :
- Afficher ou masquer des sections selon les réponses
- Lier directement les questions à des propriétés CRM
- Inclure des instructions claires et contextualisées
- Être créé rapidement, sans lourde configuration
Pourquoi les playbooks classiques atteignent leurs limites
Sur le terrain, on le voit souvent :
- Des guides trop longs
- Des questions non pertinentes selon le contexte
- Des représentants qui décrochent… ou qui improvisent
En appel de qualification, personne ne veut scroller un document de 4 pages pour trouver la bonne section.
Les Process Guides règlent ce problème en introduisant une logique simple mais puissante : ****si une information est connue ou non pertinente, on passe à autre chose.
Exemple concret : vente de machinerie industrielle
Prenons un représentant des ventes dans une entreprise manufacturière qui vend des équipements industriels spécialisés.
Objectif de l’appel
Qualifier rapidement si le prospect est un bon fit avant d’investir du temps technique.
Avec un Process Guide bien conçu dans HubSpot
Le représentant ouvre le guide directement depuis la fiche du prospect ou de l’opportunité.
Étape 1 – Contexte de base
- Type d’entreprise
- Secteur manufacturier
- Territoire desservi
Ces informations peuvent déjà être préremplies depuis le CRM.
Étape 2 – Budget
- Le prospect a-t-il un budget identifié pour ce projet ?
La réponse est Oui
Le guide affiche automatiquement les questions de fourchette budgétaire, échéancier et processus d’approbation.
La réponse est Non
Toute la section budgétaire disparaît et on passe directement à l’évaluation du besoin opérationnel.
Étape 3 – Besoin opérationnel
- Capacité de production actuelle
- Problème à résoudre
- Impact sur la chaîne de production
Étape 4 – Décision
- Qui est impliqué dans la décision
- Critères d’achat
- Délais réalistes
Le représentant suit un fil logique, sans friction, tout en documentant des données structurées directement dans HubSpot CRM.
Pourquoi les Process Guides font une vraie différence
Pour l’équipe des ventes
- Moins de temps à chercher quoi demander
- Plus de concentration sur la discussion
- Moins de notes à retranscrire après l’appel
Pour les gestionnaires
- Meilleure adhérence aux méthodologies (BANT, MEDDIC, etc.)
- Données plus cohérentes d’un représentant à l’autre
- Une vision plus claire de la qualité de la qualification
Côté fonctionnement CRM
Les Process Guides se positionnent entre deux mondes :
- Plus dynamiques que des notes statiques
- Moins lourds que des workflows automatisés
Ils deviennent des outils intelligents, capables de guider, structurer et capturer l’information au bon moment.
Fonctions clés
1. Données CRM déjà en place
Quand un représentant ouvre un Process Guide, HubSpot récupère automatiquement les informations déjà connues sur le contact, l’entreprise ou l’opportunité.
On évite ainsi la double saisie… et les erreurs.
2. Notes intelligentes et suggestions IA
Les représentants peuvent prendre des notes pendant ou après l’appel.
HubSpot analyse ensuite ces notes (ou même une transcription d’appel) pour proposer des mises à jour de propriétés pertinentes, à valider en un clic.
3. Logique conditionnelle avancée
Certaines questions deviennent obligatoires seulement si le contexte l’exige.
Si une propriété est requise dans le CRM, elle l’est aussi dans le Process Guide, cohérence totale.
Comment ça fonctionne, concrètement
- Les administrateurs construisent les guides avec :
- des questions liées aux propriétés CRM
- des sections conditionnelles
- des instructions claires
- des actions flexibles (mise à jour, création ou association d’enregistrements)
- Les représentants lancent le guide directement depuis une fiche :
- contact
- entreprise
- opportunité
- ticket ou objet personnalisé
- Le guide s’adapte en temps réel selon les réponses fournies.
- À la fin :
- l’interaction est enregistrée comme activité
- les données CRM sont mises à jour proprement et immédiatement exploitables
Les Process Guides dans HubSpot représentent l’évolution naturelle des playbooks traditionnels : des guides dynamiques qui s’adaptent en temps réel au contexte de la conversation. Grâce à la logique conditionnelle et à l’intégration directe avec le CRM, les représentants suivent un processus clair sans être ralentis par des étapes inutiles.
Résultat : une meilleure qualification, des données plus propres et des appels de vente beaucoup plus efficaces.
