Intégrer HubSpot CRM avec Acomba : un projet possible pour les PME de distribution

Pendant longtemps, plusieurs dirigeants de PME canadiennes ont cru qu’une intégration entre HubSpot CRM et le logiciel comptable Acomba était hors de portée. Aujourd’hui, les choses ont changé : non seulement cette intégration est possible, mais elle offre des gains immédiats en efficacité, en fiabilité et en rapidité d’exécution.

C’est précisément ce qu’a entrepris une entreprise québécoise spécialisée dans la distribution d’équipements de nettoyage automatisés. Avec un chiffre d’affaires situé entre 1 et 5 M$ et une équipe de 10 à 25 employés, elle cherchait à moderniser sa gestion de la relation client tout en éliminant les pertes de temps liées aux doubles saisies entre ventes et comptabilité.

En quoi consiste une intégration entre deux systèmes ?

Une intégration, c’est tout simplement le fait de connecter deux systèmes pour qu’ils puissent échanger automatiquement de l’information entre eux. Aujourd’hui, ces intégrations s’appuient souvent sur des API et peuvent être conçues sur mesure, permettant des flux de données bidirectionnels.

Concrètement, une intégration repose souvent sur des API (interfaces qui permettent aux applications de communiquer entre elles) ou encore des webhooks, qui transmettent l’information en temps réel d’un système à l’autre. Cela permet de bâtir des intégrations sur mesure, adaptées aux processus propres à chaque entreprise.

Il existe aussi des intégrations dites natives, déjà prévues par les éditeurs de logiciels, qui permettent de connecter deux systèmes rapidement sans développement sur mesure.

Résultat : moins de double saisie, plus de fluidité, et des logiciels qui se parlent en temps réel.

Contexte de l’entreprise et objectifs

L’entreprise se distingue par un accompagnement personnalisé allant du choix des équipements jusqu’au soutien technique après-vente. Sa mission : offrir à ses clients des surfaces impeccables tout en réduisant l’effort physique et en optimisant les coûts d’entretien. Concrètement, le projet s’articulait autour de quatre axes :

• Centralisation des données : regrouper toutes les informations clients dans un CRM unique, avec un suivi complet des interactions, opportunités et activités en cours.
• Pipeline de vente et automatisation : structurer les étapes de vente, automatiser les tâches répétitives et simplifier le travail de l’équipe grâce aux workflows.
• Marketing de base : mettre en place une infolettre, segmenter les listes de contacts et intégrer les formulaires web pour capter et nourrir les prospects.
• Rapports et tableaux de bord : développer des indicateurs personnalisés et des tableaux de bord pour mieux piloter les ventes et suivre les revenus.

Du côté de l’intégration avec Acomba, la priorité était d’assurer une synchronisation fluide entre les deux systèmes :

• Création automatique de clients, de soumissions et de commandes à partir des transactions HubSpot.
• Mise à jour des soumissions dans Acomba reflétée dans HubSpot.
• Passage automatisé des transactions jusqu’à la facturation, réduisant la double saisie et les risques d’erreurs.

Cartographie du processus d’intégration HubSpot et Acomba

La solution mise en place s’articule autour de webhooks et d’automatisations permettant un transfert fluide des données.

• Création de contacts et entreprises dans HubSpot
• Synchronisation en temps réel vers Acomba (clients).
• Création d’une transaction (Deal) dans HubSpot
• Génération automatique d’une soumission dans Acomba.
• Mise à jour des soumissions dans Acomba
• Synchronisation planifiée vers HubSpot pour garder l’équipe des ventes alignée
• Confirmation d’une commande
• Passage automatique du Deal en phase “Commande confirmée” dans HubSpot.
• Facturation dans Acomba
• Passage automatique de la transaction à “Commande facturée” dans HubSpot.

Résultat : une boucle fermée où les ventes et la comptabilité communiquent en continu.

Bénéfices concrets

• Gain de temps : fini la double entrée entre CRM et logiciel comptable.
• Moins d’erreurs : données unifiées, mises à jour automatiquement.
• Visibilité accrue : pipeline clair et données financières alignées.
• Meilleure collaboration : l’équipe des ventes et l’administration travaillent sur une même base d’information.
• Proactivité : suivi en temps réel des soumissions, commandes et factures.

L’intégration HubSpot CRM et Acomba n’est pas seulement possible, elle est un levier stratégique pour les PME de distribution. Elle permet de connecter la relation client et la gestion comptable, deux univers souvent traités en silo. Résultat : plus d’efficacité, moins d’erreurs, et une entreprise mieux équipée pour croître.

FAQ – Intégration HubSpot et Acomba

1. Est-ce possible d’intégrer HubSpot CRM avec Acomba?
   Oui. Contrairement à une croyance répandue, il est tout à fait possible de connecter HubSpot et Acomba grâce à des intégrations personnalisées (ex. via webhooks). Cela permet de synchroniser les données clients, soumissions, commandes et factures entre les deux systèmes.
2. Quels sont les avantages d’une intégration HubSpot–Acomba?
   L’intégration élimine la double saisie, réduit les erreurs administratives et accélère les processus de vente. Elle offre également une meilleure visibilité sur le pipeline, tout en alignant les équipes des ventes et la comptabilité sur une même base de données.
3. Combien de temps prend un projet d’intégration HubSpot–Acomba?
   La durée dépend de la complexité des processus et du volume de données à migrer. En général, une PME peut être opérationnelle en quelques semaines, avec une phase de configuration rapide suivie d’ajustements selon ses besoins spécifiques.