Pourquoi la cartographie des processus est une étape clé avant un projet d’implantation CRM?

Pourquoi la cartographie des processus est une étape clé avant un projet d’implantation CRM

Dans toute démarche d’implantation technologique, que ce soit un CRM, un ERP ou des intégrations CRM et ERP, il est essentiel de prendre un pas de recul avant de parler d’outils. Trop souvent, les organisations veulent aller vite vers la solution, sans avoir clairement défini leurs processus de vente et leurs priorités d’affaires.

Chez Lakhos, on le voit sur le terrain : les projets qui réussissent sont ceux qui commencent par une analyse CRM rigoureuse et une cartographie des processus Lead-to-Cash.

Avant la technologie : s’aligner à l’interne

Avant même d’entamer un projet d’implantation CRM, il y a quelques étapes critiques à ne pas sauter.

1. Aligner le leadership sur la vision

Un projet CRM, ce n’est pas un projet TI. C’est un projet d’affaires.

La direction doit être alignée sur :

• la vision,
• les objectifs,
• les priorités,
• et le niveau d’effort requis.

Sans cet alignement, même le meilleur HubSpot CRM ne livrera pas les résultats attendus.

2. Identifier les champions internes

Chaque projet a besoin de personnes motivées à l’interne :

• responsables des ventes,
• représentants,
• marketing,
• opérations.

Ces champions deviennent les relais entre l’Agence HubSpot / Partenaire HubSpot et les équipes internes.

3. Se poser les bonnes questions

Avant de parler d’automatisation ou d’intégrations, il faut clarifier les objectifs :

• Veut-on augmenter les revenus ?
• Augmenter le volume de ventes ?
• Être plus efficace dans le suivi des soumissions ?
• Réduire les opportunités perdues faute de relance ?
• Mieux structurer la prospection ou les initiatives de trade shows.

Ces réponses vont directement influencer la configuration du CRM et la logique RevOps.

Comprendre l’état actuel avant de vouloir l’améliorer

Une fois les objectifs clairs, on descend d’un niveau : comment l’entreprise opère aujourd’hui.

Être capable de répondre clairement à des questions comme :

• Comment un lead entre dans l’organisation ?
• Comment il est qualifié ?
• À quel moment il devient une opportunité ?
• Comment les soumissions sont créées ?
• Qu’est-ce qui déclenche une commande ?

Si ces réponses sont floues, c’est un signal clair qu’un travail de cartographie de processus est nécessaire.

La cartographie des processus Lead-to-Cash : c’est quoi exactement ?

La cartographie de processus Lead-to-Cash consiste à documenter, de façon visuelle et structurée, toutes les étapes qui mènent du premier contact (lead) jusqu’à la vente conclue et encaissée (cash).

Cela inclut généralement :

• génération et qualification des leads,
• prospection (incluant salons commerciaux),
• gestion des opportunités,
• création de soumissions,
• approbation interne,
• commande,
• suivi post-vente.

L’objectif n’est pas de tout réinventer, mais de :

• comprendre ce qui fonctionne déjà bien,
• identifier les irritants,
• préparer une numérisation intelligente dans le CRM.

Méthode BPMN : une façon simple de structurer les processus

La méthode BPMN (Business Process Model and Notation) est un standard utilisé pour représenter visuellement des processus d’affaires.

Concrètement, on utilise :

• des étapes claires,
• des décisions (oui / non),
• des rôles (ventes, marketing, opérations),
• et des flux logiques.

L’avantage du BPMN est qu’il est :

• compréhensible par les équipes d’affaires,
• assez structuré pour guider l’implantation CRM,
• idéal pour documenter un futur processus cible.

EXEMPLE DE CARTOGRAPHIE - demander à Charlotte, Anais ou Lauren

Exemple concret : entreprise manufacturière de 50 employés

Prenons une entreprise manufacturière de 50 employés, avec :

• des produits standards (SKU),
• des projets sur mesure (custom),
• une équipe des ventes terrain,
• participation à des salons commerciaux.

Situation actuelle (avant cartographie)

• Les leads de salons sont saisis dans Excel.
• Certains représentants qualifient rapidement, d’autres non.
• Les soumissions sont faites dans un outil à part.
• Peu de suivi structuré après l’envoi des soumissions.
• Les opportunités perdues ne sont pas analysées.

Apport de la cartographie des processus

La cartographie permet de définir clairement :

• Quand un lead devient MQL puis SQL
• Quels critères qualifient un projet custom vs SKU
• Comment une opportunité est créée dans HubSpot
• Qui intervient à chaque étape
• Quand une soumission doit être relancée
• À quel moment une opportunité devient une commande

Résultat : un processus clair, aligné, prêt à être configuré dans un CRM comme HubSpot.

De la cartographie au plan de projet CRM

Une bonne cartographie permet ensuite d’élaborer un plan de projet d’implantation CRM réaliste, par exemple :

1. Analyse CRM et validation des processus
2. Définition du modèle de données HubSpot
3. Configuration du pipeline de ventes
4. Automatisations (relances, tâches, notifications)
5. Intégrations CRM et ERP si nécessaire
6. Formation des équipes
7. Phase de tests et ajustements

L’approche Lakhos

Chez Lakhos, en tant que Partenaire HubSpot, nous aidons les entreprises industrielles et manufacturières à :

• cartographier précisément leurs processus Lead-to-Cash,
• structurer leur approche RevOps,
• bâtir un plan de projet réaliste,
• et implanter un HubSpot CRM aligné sur la réalité terrain.

Notre objectif n’est pas d’implanter un outil, mais de créer un système qui soutient réellement la croissance.