Quand Aircall rencontre HubSpot

Les entreprises ambitieuses savent qu’un service client et une force commerciale performants nécessitent des outils parfaitement connectés. D’un côté, la téléphonie reste un canal incontournable : appels entrants, suivis de prospection, support technique, relances commerciales. De l’autre, le CRM concentre toutes les informations stratégiques sur vos clients et prospects.

En connectant Aircall et HubSpot, vous réunissez ces deux mondes dans une expérience fluide et intégrée. Cette synergie ne se limite pas à un simple enregistrement d’appels ; elle devient un socle puissant qui transforme la relation client, la qualité des données et la productivité des équipes.

Dans cet article, vous découvrirez les apports concrets de cette intégration, les méthodes de mise en œuvre, ainsi que des conseils pratiques pour en faire un levier opérationnel solide.

Pourquoi connecter Aircall et HubSpot ?

Aircall est une solution de téléphonie cloud particulièrement adaptée aux équipes commerciales et au support client. Son interface conviviale et sa capacité à gérer les appels en mobilité en font un outil de référence pour les entreprises qui souhaitent moderniser leur téléphonie.

HubSpot, quant à lui, centralise la gestion de la relation client, les pipelines de vente, l’automatisation marketing et le service après-vente. Si ces deux systèmes fonctionnent indépendamment, vous risquez de perdre un temps précieux à ressaisir les informations d’un outil à l’autre et de manquer de visibilité sur le parcours complet de vos clients.

En reliant Aircall et HubSpot, vous accédez à une vision unifiée : chaque appel est automatiquement enregistré dans le CRM, qu’il s’agisse d’un appel entrant, sortant ou manqué. Les conversations sont historisées dans la fiche du contact ou de l’entreprise correspondante. Vous pouvez consulter les enregistrements audio, prendre des notes contextuelles et déclencher des actions automatiques à la suite d’un appel.

Cette intégration favorise non seulement la réactivité commerciale, mais elle contribue également à l’amélioration de la qualité des données et à l’unification des processus entre les équipes ventes et support.

Comment fonctionne l’intégration technique ?

L’intégration d’Aircall et HubSpot repose sur une application officielle disponible dans le HubSpot App Marketplace. L’installation est simple et peut être réalisée sans compétences techniques avancées.

Une fois l’application configurée et connectée à votre compte HubSpot, chaque appel est automatiquement synchronisé. Lorsqu’un prospect vous contacte, Aircall identifie son numéro et rattache l’appel à la fiche contact correspondante. Si le numéro est inconnu, vous pouvez créer un nouveau contact HubSpot en un clic.

Pour chaque interaction téléphonique, une activité est créée dans la timeline HubSpot. Cette activité contient la date, la durée, la direction de l’appel, le statut (répondu, manqué, vocal), le lien vers l’enregistrement audio et éventuellement un score de qualité de l’appel. L’agent peut également enrichir la fiche avec des notes et des tags spécifiques qui faciliteront le suivi.

Enfin, l’intégration peut s’étendre à la création de workflows automatiques : par exemple, vous pouvez configurer HubSpot pour déclencher une tâche de suivi après un appel manqué ou envoyer un e-mail récapitulatif au client à la suite d’un échange téléphonique.

Mode d'emplois pour optimiser l’intégration

La mise en place d’une intégration téléphonie-CRM doit s’accompagner d’une réflexion sur vos processus commerciaux et votre organisation opérationnelle.

Avant toute chose, il est important de préparer vos données et de vérifier que vos contacts HubSpot soient bien renseignés, en particulier les numéros de téléphone dans un format standard international. Cette harmonisation facilitera la reconnaissance automatique des appels entrants et réduira la création de doublons.

Il est aussi recommandé de clarifier les rôles et responsabilités de chaque équipe. L’intégration rend les informations plus transparentes : la direction commerciale, le support client et la finance peuvent accéder aux enregistrements et aux notes des appels. Il est donc essentiel d’établir des règles claires sur qui a accès à quoi et sur la façon dont les données doivent être renseignées après chaque interaction.

Pour que l’adoption soit fluide, prenez le temps de former les équipes. Même si l’interface Aircall est intuitive, la discipline d’usage (par exemple, la saisie systématique de notes ou le taggage des appels) joue un rôle majeur dans la qualité des données CRM. Il peut être utile d’élaborer des guides internes ou des checklists rappelant les bonnes pratiques.

Sur le plan de l’automatisation, il est préférable de commencer avec des scénarios simples et concrets. Vous pouvez par exemple créer une notification interne lorsqu’un appel entrant important est manqué ou configurer une séquence de suivi automatique après la conclusion d’un appel stratégique. En avançant progressivement, vous sécurisez la qualité des workflows et vous limitez les effets de bord.

Enfin, la sécurité doit rester une priorité. La centralisation des enregistrements d’appels dans HubSpot implique de contrôler finement les droits d’accès et les durées de conservation des données. Pensez à paramétrer des niveaux de permissions granulaires, à auditer régulièrement les accès et à sensibiliser vos équipes aux règles de confidentialité applicables à la téléphonie et aux données personnelles.

Conclusion

Connecter Aircall et HubSpot n’est pas qu’une question de confort technique. C’est une démarche structurante qui permet d’harmoniser les échanges avec vos clients et d’accroître la réactivité de vos équipes. En synchronisant la téléphonie et le CRM, vous bénéficiez d’une traçabilité complète des interactions, d’une meilleure qualité de la donnée et d’un pilotage commercial plus précis.

Pour réussir cette intégration, il est essentiel de préparer soigneusement vos données, d’accompagner vos équipes dans l’appropriation des outils et de mettre en place des processus clairs et sécurisés. Une approche progressive et pragmatique vous aidera à transformer cette connexion en un véritable levier opérationnel, au service de la performance commerciale et de la satisfaction client.